ЮниксПроф


Компания "ЮниксПроф"
Компания занимается продажей профессиональных обучающих мероприятий на территории Санкт-Петербурга. Ведут свою деятельность меньше года, но занимаются именно активными продажами. Мероприятия проводят как локальные, так и выездные, в том числе и по странам ЕС. Компания с самого открытия была у нас на сопровождении по бухгалтерии, так как изначально задач было немного. Сейчас компания имеет несколько основных бизнес единиц. Отдел продаж, координационный, отдел организации мероприятий и бухгалтерия. В месяц они проводят около 15-20 различных мероприятий, что повлекло за собой потребность в новом подходе информационной организации бизнеса. 

Задача:
Компания обратилась к нам по причине возникших проблем в работе с клиентами: 

- Низкий уровень оповещения клиентов о начале мероприятий и изменениях в мероприятиях;
- Трудные способы сегментирования базы клиентов ( по тематикам и должностям);
- Сложный контроль текущих задач и планирование новых проектов;
- Трудоемкий процесс выставления счета: менеджер должен присылать реквизиты в бухгалтерию, которая их вносит и выставляет счет. 

Исходя из существующих проблем, мы предложили решения к улучшению рабочих процессов компании "ЮниксПроф":

1) Перевести клиентскую базу в 1С;
2) Настроить рассылки на почту клиентам и СМС за день до начала мероприятия;
3) Настройка Календарей для планирования мероприятий, отслеживания количества проведенных;
4) Настройка обмена 1С:Бухгалтерии и 1С:УТ для обмена данными;
5) Создать систему формирования документов за день до мероприятия (при оплате клиента);
6) Отчет по рентабельности предприятия;
7) Форма расчета и отчета по рентабельности проведения каждого отдельного мероприятия;
8) Отчет по планируемым поступлениям с учетом графика будущих мероприятий (План-Факт).

Реализация

Менять систему работы , мы начали с формирования  управленческих показателей для  карты управленческого учета. Это были показатели, в основном связанные с расчетом себестоимости мероприятия, и составления отчета по планируемым поступлениям от будущих мероприятий с учетом динамически изменяемых расходов. Также перевод клиентской базы из Excel в справочник Контрагенты с возможностью актуализации контактов. Формирование обработок для выгрузки определенных данных для рассылок и для проведения рекламных акций.  

Затем, пошли по заданным решениям:
- Установили 1С: Управление торговлей 11.4
- Сформировали систему работы отдела продаж;
- Настроили рассылки на почту клиентам и СМС за день до начала мероприятия;
- Настроили Календари для планирования мероприятий, отслеживания количество проведенных;
- Настроили  Календари  и отчеты для Отдела продаж, для  ведения корректной управленческой деятельности.
- Настроили  1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей для обмена данными.
- Создали  систему формирования документов за день до мероприятия (При оплате клиента). 

Результат
Теперь продавцы  самостоятельно планируют  свое время и время клиентов, так как, благодаря "1С: Бухгалтерия" и "1С: Управление торговлей" возросла автономность  в выставлении счетов и выполнении плана продаж. Вовремя невыставленные счета остались в прошлом для этой компании. Клиенты проинформированы точно в срок. Уменьшение количества недовольных сервисом. Приятные отзывы о скорости ответа сотрудников.