Клиент:
Компания "КомпасЛидера" - лицензионный представитель СПС "Консультант Плюс" в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Эксперты организации более 8 лет оказывают полноценную правовую поддержку частным компаниям и госучреждениям региона. Помимо этого, компания три года подряд становилась обладателем звания «Лучший новый РИЦ», по мнению разработчика системы - НПО ВМИ "Консультант Плюс".
Задача:
Деятельность компании активно сопряжена с отчетностью от разработчика, так как имеется огромное количество номенклатур и комплектов, которые постоянно меняются, руководством компании было принято решение использовать, Excel таблицы, которые они дорабатывают уже последние 7 лет. Огромный срок, много ошибок и потеря данных. За счет данных таблиц компания тратила около недели рабочего времени в течение месяца на сведение управленческих отчетов. Держала отдельно подразделение, которое занималось поддержкой работоспособности таблицы и выставлением счетов и документов по данным таблицам.
Из продуктов 1С у компании была только 1С:Бухгалтерия 8.3, в которую ежедневно вручную вводились все операции. Нами было предложено решение, сформировать единую корпоративную системы на базе "1С:Предприятие" и "1С: Управление торговлей 8".
План работы по способу решения:
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
-
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
-
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
-
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
-
Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия";
-
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
-
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
Решение
Сотрудники "ЛОГАСОФТ СПБ" выбрали верный механизм улучшения работы компании "КомпасЛидера".
Что было автоматизировано?
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC;
-
Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
-
Управленческий учет;
-
Оформление заказов покупателей;
-
Ценообразование, прайс-листы;
-
Планирование продаж;
-
Формирование графика поступления оплат;
-
Взаиморасчеты с покупателями.
- Уменьшение времени на формирование управленческих отчетов с недели до нескольких часов
- Уменьшение затрат на ФОТ путем перераспределения трудового ресурса
- Увеличение объема реальных работ по продажам и допродажам
- Уменьшение времени на выставление счетов и документов
- Оптимизация рабочего времени сотрудников за счет правильного распределения времени специалистов
- Повышение эффективности работы предприятия в целом.
Так как задач стояло много и были серьезные опасения со стороны заказчика. Мы решили на период внедрения сформировать рабочую группу, в которую входят два специалиста из нашей компании - менеджер проекта и внедренец, со стороны заказчика - исполнительный директор, директор департамента сопровождения и директор департамента продаж. Данная рабочая группа собирается раз в неделю для контроля исполнения задач и принятия текущих решений, корректировки внедрения и обсуждения планов. Таким образом, заказчик видил реальное исполнение внедрения и эффективность.
Результат
Чего достигли в с изменении системы работы компании "КомпасЛидера"?
- Сформировали календари для контроля и планирования работ. Смогли повысить загрузку специалистов на реальную работу с клиентом почти на 100%, отчетность свели к минимуму.
- Сформировали систему счетов, теперь отдел продаж и отдел сопровождения получают счета в течение 5-10 минут вместо 1-2 часов.
- За счёт отслеживания выданных и сданных актов, упростили работу координационных отделов.
- За счет наличия управленческих учетов упростили сбор данных. Исполнительному директору не нужно в течение недели проводить собрания с каждым подразделением. Достаточно одного итогового.